Epistel juni 2017: Verbinden

|   Epistels

Verbindingsketen met thema Onderzoek

Vorig jaar is in Epistel begonnen met verbindingsketens. De bedoeling is een trits van collega’s aan het woord te laten over een bepaald onderwerp. Een collega die aan het woord is geweest geeft de beurt door aan een andere collega en zo ontstaat een verbindingsketen. In deze Epistel beantwoordt Mariette Hooiveld (NIVEL) een vraag van Gerard Swaen:

Je refereerde in je reactie naar aanleiding van de RERP richtlijn aan een aantal Standard Operating Procedures (SOPs) die op het NIVEL worden gehanteerd. Ook zou er binnen het NIVEL de Gedragscode Wetenschapsbeoefening bestaan en is er een algeheel ISO-gecertificeerd kwaliteitsbeleid. Met name het ISO-gecertificeerd kwaliteitsbeleid heeft mijn aandacht getrokken. Misschien is dit iets waar andere onderzoeksinstituten ook eens over zouden moeten nadenken.
Kan je iets meer vertellen over de ISO-certificering. Wat houdt deze in? Waarom ingevoerd? En wat zijn jullie ervaringen?

Antwoord:
Het NIVEL kwaliteitsbeleid heeft een lange geschiedenis. Er waren al een heleboel interne afspraken op het gebied van de kwaliteitsbewaking, maar in 1997 werd besloten hiervoor de ISO-certificering proberen te verkrijgen. In 2000 werd het certificaat voor de ISO 9001:2008 (straks ISO 9001:2015) norm verkregen, die eisen omvat voor een kwaliteitsmanagementsysteem voor de professionele kennisintensieve dienstverlening. En in 2016 zijn voor de NIVEL Zorgregistraties, een grote database met gegevens uit elektronische patiëntendossiers van zorgverleners, de NEN7510 en het ISO-27001 certificaat verkregen; normen voor informatiebeveiliging. Het NIVEL borgt hiermee de wetenschappelijke en maatschappelijke kwaliteit van haar onderzoek.

Centraal staat het Kwaliteitshandboek van het NIVEL, dat in grote lijnen beschrijft hoe het NIVEL de kwaliteit van zijn producten bewaakt en bevordert. Dit handboek geeft ook een overzicht van o.a. de interne organisatie van het NIVEL, de positionering van het NIVEL-onderzoek en de beschrijving van onze beleidscyclus. Voor het dagelijks werk zijn de procedures en werkinstructies het meest relevante deel van dit kwaliteitshandboek. De procedures beslaan het hele onderzoeksproces van het opstellen van een onderzoeksvoorstel tot de implementatie van resultaten en de evaluatie van het onderzoek. In de procedure ‘Onderzoeksvoorstellen’ staat bijvoorbeeld wie voor wat verantwoordelijk en bevoegd is, dat je het NIVEL sjabloon moet gebruiken (en waar je dat kan vinden) tenzij de subsidiegever een eigen format heeft, dat je de begroting samen met de mensen van projectbeheer moet opstellen, dat het conceptvoorstel in de onderzoekersvergadering besproken moet worden (en in welke omstandigheden je daarvan mag afwijken), dat het management elk voorstel moet goedkeuren voordat je het mag indienen, etc. Vooral voor nieuwe medewerkers is dit natuurlijk erg handig. Werkinstructies gaan in nog meer detail in op een aantal zaken. Zo is er bijvoorbeeld een werkinstructie voor het bijhouden van het logboek, de digitale mappenstructuur waarin alle bestanden van een project opgeslagen worden. Of wanneer en hoe je gebruik kan maken van elektronische informed-consentformulieren.

Alles vastleggen hoe het zou moeten is één ding, maar het werkt natuurlijk alleen als het in de praktijk werkbaar is. Daarom worden alle procedures en werkinstructies eenmaal in de 3 jaar door onszelf onder de loep genomen om te kijken of het in de praktijk echt zo loopt als beschreven en of het goed loopt of niet en waarom. Daarna wordt de tekst eventueel aangepast. Zo stond er nog in de werkinstructie over het archiveren van afgerond onderzoek dat een rapport of artikel ook als platte tekstbestand opgeslagen moest worden. Dat deed natuurlijk niemand; een pdf-bestand is gangbaar en voldoet prima. En vorig jaar is een nieuwe werkinstructie gemaakt voor een bewerkersconstructie, wanneer je een derde partij wilt inschakelen bij bijvoorbeeld het verspreiden van vragenlijsten op naam. Ook is het belangrijk dat er geen zaken dubbel vastgelegd worden. Zo wordt in de werkinstructie ‘Privacygevoelige gegevens’ verwezen naar de code ‘Goed Gedrag’.

Het opzetten van een kwaliteitssysteem heeft ons dus 3 jaar gekost en er is uiteraard inzet nodig voor het onderhoud en de jaarlijkse externe audits. Maar het levert ons ook veel op, intern en extern. 

Back